5 Βασικά στοιχεία του Excel (μάθηση): πώς να γράψετε έναν τύπο, πώς να υπολογίσετε το άθροισμα, την προσθήκη υπό όρους, τον αριθμό σειράς κ.λπ.

Γειά σου!

Πολλοί που δεν χρησιμοποιούν το Excel δεν γνωρίζουν καν ποιες ευκαιρίες παρέχει αυτό το πρόγραμμα! ☝

Απλώς σκεφτείτε: προσθέστε αυτόματα τιμές από έναν τύπο σε άλλους, αναζητήστε τις απαιτούμενες γραμμές στο κείμενο, δημιουργήστε τις δικές σας συνθήκες κ.λπ. - σε γενικές γραμμές, στην πραγματικότητα, μια γλώσσα μίνι προγραμματισμού για την επίλυση "στενών" προβλημάτων (για να είμαι ειλικρινής, εγώ ο ίδιος δεν έχω θεωρήσει το Excel ως πρόγραμμα για μεγάλο χρονικό διάστημα και σχεδόν ποτέ δεν το χρησιμοποίησα).

Σε αυτό το άρθρο θέλω να δείξω πολλά παραδείγματα για το πώς μπορείτε να επιλύσετε γρήγορα καθημερινές εργασίες γραφείου: να προσθέσετε κάτι, να αφαιρέσετε κάτι, να υπολογίσετε το ποσό (συμπεριλαμβανομένης μιας συνθήκης), να αντικαταστήσετε τιμές από έναν πίνακα σε έναν άλλο κ.λπ.

Δηλαδή, αυτό το άρθρο θα είναι κάτι από έναν μίνι-οδηγό για τη διδασκαλία των πιο απαραίτητων πρακτικών για την εργασία (ακριβέστερα, να αρχίσετε να χρησιμοποιείτε το Excel και να αισθανθείτε την πλήρη δύναμη αυτού του προϊόντος!).

Είναι πιθανό ότι αν είχα διαβάσει ένα παρόμοιο άρθρο πριν από 17-20 χρόνια, εγώ ο ίδιος θα είχα αρχίσει να χρησιμοποιώ το Excel πολύ πιο γρήγορα (και θα είχα εξοικονομήσει πολύ χρόνο για την επίλυση "απλών" εργασιών ... ?

*

Εκμάθηση βασικών στοιχείων του Excel: Κελιά και αριθμοί

Σημείωση: όλα τα στιγμιότυπα οθόνης παρακάτω είναι από το Excel 2016 (ως ένα από τα νεότερα μέχρι σήμερα).

Πολλοί αρχάριοι χρήστες, μετά την εκκίνηση του Excel, κάνουν μια παράξενη ερώτηση: "Λοιπόν, πού είναι ο πίνακας εδώ;" ... Εν τω μεταξύ, όλα τα κελιά που βλέπετε μετά την έναρξη του προγράμματος είναι ένα μεγάλο τραπέζι !

Τώρα στο κύριο πράγμα: οποιοδήποτε κελί μπορεί να περιέχει κείμενο, κάποιο αριθμό ή έναν τύπο. Για παράδειγμα, το παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης δείχνει ένα ενδεικτικό παράδειγμα:

  • αριστερά: το κελί (A1) περιέχει τον πρώτο αριθμό "6". Σημειώστε, όταν επιλέγετε αυτό το κελί, ο αριθμός "6" εμφανίζεται στη γραμμή τύπου (Fx).
  • στα δεξιά: στο κελί (C1) μοιάζει με έναν απλό αριθμό "6", αλλά αν επιλέξετε αυτό το κελί, θα δείτε τον τύπο "= 3 + 3"  - αυτό είναι ένα σημαντικό χαρακτηριστικό στο Excel!

Μόνο ένας αριθμός (αριστερά) και ένας υπολογισμένος τύπος (δεξιά)

? Η ουσία είναι ότι το Excel μπορεί να μετρήσει σαν αριθμομηχανή, αν επιλέξετε κάποιο κελί και, στη συνέχεια, γράψτε έναν τύπο, για παράδειγμα "= 3 + 5 + 8" (χωρίς εισαγωγικά). Δεν χρειάζεται να γράψετε το αποτέλεσμα - το Excel θα το υπολογίσει το ίδιο και θα το εμφανίσει σε ένα κελί (όπως στο κελί C1 στο παραπάνω παράδειγμα)!

Αλλά μπορείτε να γράψετε σε τύπους και να προσθέσετε όχι μόνο αριθμούς, αλλά και αριθμούς που έχουν ήδη μετρηθεί σε άλλα κελιά. Στο παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης, στο κελί A1 και B1, οι αριθμοί 5 και 6, αντίστοιχα. Στο κελί D1, θέλω να λάβω το άθροισμά τους - μπορείτε να γράψετε τον τύπο με δύο τρόπους:

  • το πρώτο: "= 5 + 6" (δεν είναι πολύ βολικό, φανταστείτε ότι στο κελί A1 - ο αριθμός μας υπολογίζεται επίσης σύμφωνα με κάποιο άλλο τύπο και αλλάζει. Δεν θα αντικαθιστάτε έναν αριθμό αντί του 5 κάθε φορά; ;
  • το δεύτερο: "= A1 + B1" - αλλά αυτό είναι ιδανικό, απλώς προσθέστε την τιμή των κελιών A1 και B1 (ακόμα κι αν υπάρχουν αριθμοί σε αυτά!)

Προσθήκη κελιών που έχουν ήδη αριθμούς

Επέκταση του τύπου σε άλλα κελιά

Στο παραπάνω παράδειγμα, προσθέσαμε τους δύο αριθμούς στη στήλη Α και Β στην πρώτη σειρά. Έχουμε όμως 6 γραμμές, και πιο συχνά σε πραγματικά προβλήματα, πρέπει να προσθέσετε αριθμούς σε κάθε γραμμή! Για να το κάνετε αυτό, μπορείτε:

  1. στη γραμμή 2 γράψτε τον τύπο "= A2 + B2", στη γραμμή 3 - "= A3 + B3", κ.λπ. (αυτό είναι μακρύ και κουραστικό, αυτή η επιλογή δεν χρησιμοποιείται ποτέ).
  2. επιλέξτε το κελί D1 (το οποίο έχει ήδη έναν τύπο) και, στη συνέχεια, μετακινήστε το δείκτη του ποντικιού στη δεξιά γωνία του κελιού έτσι ώστε να εμφανιστεί ένας μαύρος σταυρός (δείτε το στιγμιότυπο οθόνης παρακάτω). Στη συνέχεια, κρατήστε πατημένο το αριστερό κουμπί και τεντώστε τον τύπο σε ολόκληρη τη στήλη. Βολικό και γρήγορο! (Σημείωση: μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε συνδυασμούς Ctrl + C και Ctrl + V για τύπους (αντιγραφή και επικόλληση, αντίστοιχα)) .

Τέντωμα τύπου

Παρεμπιπτόντως , δώστε προσοχή στο γεγονός ότι το Excel έχει αντικαταστήσει τους τύπους σε κάθε σειρά. Δηλαδή, αν επιλέξετε τώρα ένα κελί, ας πούμε, D2, θα δείτε τον τύπο "= A2 + B2" (δηλ. Το Excel αντικαθιστά αυτόματα τους τύπους και επιστρέφει αμέσως το αποτέλεσμα) .

Πώς να ορίσετε μια σταθερά (ένα κελί που δεν θα αλλάξει κατά την αντιγραφή ενός τύπου)

Πολύ συχνά απαιτείται στους τύπους (όταν τα αντιγράφετε) ότι κάποια τιμή δεν αλλάζει. Ας πούμε μια απλή εργασία: μετατρέψτε τις τιμές σε δολάρια σε ρούβλια. Το κόστος του ρουβλιού ορίζεται σε ένα κελί, στο παρακάτω παράδειγμα είναι G2.

Στη συνέχεια, στο κελί E2, γράψτε τον τύπο "= D2 * G2" και λάβετε το αποτέλεσμα. Αλλά αν επεκτείνουμε τον τύπο, όπως κάναμε πριν, δεν θα δούμε το αποτέλεσμα σε άλλες γραμμές, γιατί Το Excel θα βάλει τον τύπο "D3 * G3" στη γραμμή 3, στην 4η γραμμή: "D4 * G4" κ.λπ. Είναι απαραίτητο το G2 να παραμένει παντού G2 ...

Για να το κάνετε αυτό - απλώς αλλάξτε το κελί E2 - ο τύπος θα μοιάζει με "= D2 * $ G $ 2". Εκείνοι. σύμβολο δολαρίου $ - σας επιτρέπει να ορίσετε ένα κελί που δεν θα αλλάξει όταν αντιγράφετε τον τύπο (δηλαδή έχουμε μια σταθερά, παράδειγμα παρακάτω).

Το κελί σταθερής / σε τύπο δεν αλλάζει

*

Πώς να υπολογίσετε το ποσό (τύποι SUM και SUMIFS)

Μπορείτε, φυσικά, να δημιουργήσετε τύπους χειροκίνητα πληκτρολογώντας "= A1 + B1 + C1" και τα παρόμοια. Αλλά το Excel διαθέτει γρηγορότερα και ευκολότερα εργαλεία.

Ένας από τους ευκολότερους τρόπους για να προσθέσετε όλα τα επιλεγμένα κελιά είναι να χρησιμοποιήσετε την επιλογή AutoSum (το Excel θα γράψει τον ίδιο τον τύπο και θα το επικολλήσει στο κελί).

Τι πρέπει να κάνετε για να υπολογίσετε το άθροισμα συγκεκριμένων κελιών:

  1. πρώτα επιλέξτε τα κελιά (δείτε την παρακάτω οθόνη ?).
  2. στη συνέχεια ανοίξτε την ενότητα "Τύποι".
  3. το επόμενο βήμα είναι να πατήσετε το κουμπί "AutoSum". Το αποτέλεσμα από την προσθήκη θα εμφανιστεί κάτω από τα κελιά που επιλέξατε.
  4. εάν επιλέξετε το κελί με το αποτέλεσμα (στην περίπτωσή μου, αυτό είναι το κελί E8 ), τότε θα δείτε τον τύπο "= SUM (E2: E7)".
  5. Έτσι, γράφοντας τον τύπο "= SUM (xx)" , όπου αντί για xx βάλτε (ή επιλέξτε) οποιαδήποτε κελιά, μπορείτε να μετρήσετε τις πιο διαφορετικές περιοχές κελιών, στηλών, σειρών ...

Αυτόματο σύνολο επιλεγμένων κελιών

Πώς να υπολογίσετε το ποσό με κάποια συνθήκη

Πολύ συχνά, όταν εργάζεστε, δεν χρειάζεστε μόνο το άθροισμα ολόκληρης της στήλης, αλλά το άθροισμα ορισμένων σειρών (δηλαδή, επιλεκτικά). Ας υποθέσουμε ότι ένα απλό πρόβλημα: πρέπει να λάβετε το ποσό του κέρδους από κάποιον εργαζόμενο (υπερβολικό, φυσικά, αλλά το παράδειγμα είναι κάτι περισσότερο από πραγματικό).

Θα χρησιμοποιήσω μόνο 7 σειρές στον πίνακα μου (για λόγους σαφήνειας), ενώ ο πραγματικός πίνακας μπορεί να είναι πολύ μεγαλύτερος. Ας υποθέσουμε ότι πρέπει να υπολογίσουμε όλα τα κέρδη της "Sasha". Πώς θα μοιάζει ο τύπος:

  1. " = SUMIF (F2: F7; A2: A7;" Sasha ") " - (σημείωση: δώστε προσοχή στα αποσπάσματα για την κατάσταση - θα πρέπει να είναι όπως στο παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης και όχι όπως έχω γράψει τώρα στο ιστολόγιό μου) . Σημειώστε επίσης ότι το Excel, όταν οδηγεί στην αρχή ενός τύπου (για παράδειγμα "SUM ..."), το ίδιο προτρέπει και αντικαθιστά πιθανές επιλογές - και υπάρχουν εκατοντάδες τύποι στο Excel!
  2. F2: F7  είναι το εύρος στο οποίο θα προστεθούν οι αριθμοί από τα κελιά (άθροισμα).
  3. A2: A7  είναι η στήλη από την οποία θα ελεγχθεί η κατάστασή μας.
  4. Το "Sasha" είναι μια συνθήκη, θα προστεθούν εκείνες οι γραμμές στις οποίες η στήλη Α θα περιέχει "Sasha" (σημειώστε το επεξηγηματικό στιγμιότυπο οθόνης παρακάτω).

Άθροισμα με συνθήκη

Σημείωση: μπορεί να υπάρχουν αρκετές συνθήκες και μπορούν να ελεγχθούν για διαφορετικές στήλες.

*

Πώς να μετρήσετε τον αριθμό σειρών (με μία, δύο ή περισσότερες συνθήκες)

Αρκετά μια τυπική εργασία: να μην μετράτε το άθροισμα στα κελιά, αλλά τον αριθμό των σειρών που ικανοποιούν οποιαδήποτε συνθήκη.

Λοιπόν, για παράδειγμα, πόσες φορές εμφανίζεται το όνομα "Sasha" στον παρακάτω πίνακα (δείτε το στιγμιότυπο οθόνης). Προφανώς, 2 φορές (αλλά αυτό συμβαίνει επειδή ο πίνακας είναι πολύ μικρός και λαμβάνεται ως ενδεικτικό παράδειγμα). Πώς να το υπολογίσετε ως τύπο;

Τύπος:

" = COUNTIF (A2: A7, A2) " - όπου:

  • A2: A7  - το εύρος στο οποίο οι γραμμές θα ελεγχθούν και θα διαβαστούν.
  • A2  - έχει οριστεί μια συνθήκη (σημειώστε ότι ήταν δυνατό να γράψετε μια συνθήκη όπως "Sasha", ή μπορείτε απλά να καθορίσετε ένα κελί).

Το αποτέλεσμα εμφανίζεται στη δεξιά πλευρά του στιγμιότυπου οθόνης παρακάτω.

Αριθμός σειρών με μία συνθήκη

Τώρα φανταστείτε ένα πιο προηγμένο πρόβλημα: πρέπει να μετρήσετε τις γραμμές όπου εμφανίζεται το όνομα "Sasha" και όπου ο αριθμός "6" θα εμφανιστεί στη στήλη "B". Κοιτώντας μπροστά, θα πω ότι υπάρχει μόνο μία τέτοια γραμμή (στιγμιότυπο οθόνης με ένα παράδειγμα παρακάτω).

Ο τύπος θα μοιάζει με:

= COUNTIFS (A2: A7; A2; B2: B7; "6")   - (σημείωση: σημειώστε τα αποσπάσματα - θα πρέπει να είναι όπως στο παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης, όχι σαν το δικό μου), όπου:

Α2: Α7; A2  - το πρώτο εύρος και η κατάσταση αναζήτησης (παρόμοια με το παραπάνω παράδειγμα).

B2: B7; "6"  - το δεύτερο εύρος και η συνθήκη για την αναζήτηση (σημειώστε ότι η συνθήκη μπορεί να οριστεί με διαφορετικούς τρόπους: είτε καθορίστε ένα κελί είτε απλώς γράφεται κείμενο / αριθμός σε εισαγωγικά).

Μετρώντας γραμμές με δύο ή περισσότερες συνθήκες

*

Πώς να υπολογίσετε το ποσοστό του ποσού

Αυτή είναι επίσης μια αρκετά κοινή ερώτηση που συναντώ συχνά. Σε γενικές γραμμές, όσο μπορώ να φανταστώ, συμβαίνει συχνότερα - λόγω του γεγονότος ότι οι άνθρωποι είναι μπερδεμένοι και δεν γνωρίζουν τι αναζητούν ένα ποσοστό από (και γενικά, δεν καταλαβαίνουν πολύ καλά το θέμα ενδιαφέροντος) (αν και εγώ δεν είμαι σπουδαίος μαθηματικός, και ακόμα ... ☝)).

? Βοήθεια!

Πώς να υπολογίσετε τα ποσοστά : από έναν αριθμό, από το άθροισμα των αριθμών, κ.λπ. [στο μυαλό, σε μια αριθμομηχανή και χρησιμοποιώντας το Excel] - μια σημείωση για αρχάριους

Ο ευκολότερος τρόπος, με τον οποίο είναι απλώς αδύνατο να συγχέεται, είναι να χρησιμοποιήσετε τον κανόνα "τετράγωνο" ή τις αναλογίες.

Ολόκληρο το σημείο φαίνεται στο παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης: αν έχετε συνολικό ποσό, ας πούμε στο παράδειγμά μου ότι αυτός ο αριθμός είναι 3060 - κελί F8 (δηλαδή, αυτό είναι 100% κέρδος και μερικά από αυτά έγιναν από το "Sasha", πρέπει να βρεις ποιο ...).

Αναλογικά, ο τύπος θα έχει την εξής μορφή:  = F10 * G8 / F8 (δηλ. Διασταυρούμενος: πρώτα πολλαπλασιάζουμε δύο γνωστούς αριθμούς κατά μήκος της διαγώνιας και μετά διαιρούμε με τον υπόλοιπο τρίτο αριθμό).

Κατ 'αρχήν, χρησιμοποιώντας αυτόν τον κανόνα, είναι σχεδόν αδύνατο να συγχέουμε τα ποσοστά ?.

Ένα παράδειγμα επίλυσης προβλημάτων με ενδιαφέρον

*

ΥΣΤΕΡΟΓΡΑΦΟ 

Στην πραγματικότητα , εδώ τελειώνω αυτό το άρθρο. Δεν φοβάμαι να πω ότι έχοντας κυριαρχήσει σε όλα όσα γράφονται παραπάνω (και δίνονται μόνο "τακούνια" των τύπων εδώ), τότε θα μπορείτε να μάθετε ανεξάρτητα το Excel, να διαβάσετε τη βοήθεια, να παρακολουθήσετε, να πειραματιστείτε και να αναλύσετε. ?

Θα πω ακόμη περισσότερα, όλα όσα περιέγραψα παραπάνω θα καλύψουν πολλές εργασίες και θα σας επιτρέψουν να λύσετε όλα τα πιο συνηθισμένα, τα οποία συχνά παίζετε (αν δεν γνωρίζετε τις δυνατότητες του Excel) και δεν γνωρίζετε καν πώς γρήγορα μπορεί να γίνει ... ✔

*

Οι προσθήκες στο θέμα είναι ευπρόσδεκτες!

Καλή τύχη!

?

Πρώτη έκδοση: 01/21/2017

Διόρθωση: 01/05/2020